f+h fördern und heben 3/2018

PERSPEKTIVEN DIGITALES

PERSPEKTIVEN DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT SENKT AUFWAND UND SICHERT COMPLIANCE Viele Unternehmen setzen auf Dokumentenmanagement-Lösungen, weil sie nach einer zentralisierten, sicheren Verwaltung von Akten und Dokumenten suchen. Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt aber auch dabei, den monetären und geschäftlichen Wert von Verträgen, die enthaltenen Risiken sowie die Chancen richtig einzuschätzen. Häufig verlieren Unternehmen ab einem gewissen Zeitpunkt und einem gewissen Volumen den Überblick über ihre Verträge. Das ist kein Unwille oder Unvermögen, sondern ein rein strukturelles Problem. Im Geschäftsalltag werden Vertragsakten von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche eingesehen und bearbeitet. Daher kreisen sie, mal als Original, mal als Kopie – aber mit aktuellerem Inhalt als das Original – durch ein Unternehmen. Dieser Aktentourismus bringt dann Probleme mit sich, wenn irgendwann nur noch einzelne Fachbereiche oder gar einzelne Personen über den Verbleib einer Vertragsakte Bescheid wissen. Das bedeutet oftmals, dass den aktuell betroffenen Mitarbeitern oder Fachabteilungen Verträge gar nicht oder nur unvollständig vorliegen. Dies kann zu weiteren Problemen führen: Fristen werden nicht rechtzeitig erkannt bzw. Termine nicht eingehalten. Aufgrund der mangelnden Transparenz können die Rechtsabteilung und das Risikomanagement eventuell Vertragsverhandlungen nicht sinnvoll begleiten. Schließlich ist auch das Reporting beeinträchtigt, da die Verträge mühsam zusammengesucht werden müssen und die undurchsichtige Vertragshistorie zu fehlerhaften oder veralteten Reportings führen kann. Die Auswertung und Vergleichbarkeit von Vertragsvolumina ist aber für ein effizientes Controlling unabdingbar. MÖGLICHE RISIKEN Vor allem die juristische und risikobezogene Bewertung der Verträge ist heikel. Laufen Fristen unbeachtet ab, basiert das Geschäft ab diesem Zeitpunkt womöglich auf unwirksamen Vertragsbestandteilen, und das ist keine belastbare Grundlage. Oder es wurden nicht alle Vertragspflichten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt und der Geschäftspartner kann Verzugskosten geltend machen bzw. die Einrede der Verjährung erklären. „Schließlich sind auch langfristige Gewährleistungsrechte und -pflichten ein immer wiederkehrendes Thema, etwa wenn Vertragsklauseln durch gesetzliche Novellierungen angepasst werden müssen oder sich der persönliche Haftungsrahmen der Vertragsparteien verändert“, so Gunther Ebert, Manager ECM Products bei der forcont business technology gmbh. „Solche Risiken und die damit verbundenen Kosten lassen sich nur durch die vollständige, kontinuierliche Kontrolle von Fristen und Leistungen vermeiden.“ Neben der Forderung nach besserer Übersicht und Nachvollziehbarkeit – die meistens auch durch Kostenargumente motiviert wird – und einer validen Risikobewertung bzw. aktiven Risikovermei- 104 f+h 2018/03 www.foerdern-und-heben.de

PERSPEKTIVEN dung gibt es noch einen dritten Motivator: die Compliance. Häufig wird deren Entwicklung und Umsetzung auch von externen Stellen gefordert, etwa Wirtschaftsprüfern oder Geschäftspartnern mit einem entsprechenden Qualitätsmanagement. WAS IST DIE LÖSUNG? Ein digitales Vertragsmanagement bietet eine systematische Lösung, mit der Verträge umfassend bearbeitet, überwacht, ausgewertet und sicher abgelegt werden können. Ebert: „Außerdem lässt sich das Vertragsmanagement auch aktiv einsetzen, um Verträge zu erstellen oder zu beenden. Damit ist dann fast das komplette Spektrum an Vertragsprozessen lückenlos abgebildet.“ Hinzu komme noch die elektronische Archivierung der Vertragsakten. Da aber juristisch die Beweiskraft papierbasierter Verträge höher einzuschätzen sei als die digitalisierter Akten, wäre es fahrlässig, nur auf eine elektronische Archivierung zu setzen. „Aus diesem Grund muss eine Archivierungslösung nicht Teil des Vertragsmanagements sein. Entscheidet man sich dennoch dafür, sollte man auf eine nahtlose Integration der beiden Lösungen achten.“ Denken Unternehmen über die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements nach, ist es oftmals der erste Gedanke, alle Vertragsarten zukünftig digital zu verwalten. Allerdings ist dies nur in den seltensten Fällen sinnvoll, geschweige denn kosteneffizient umsetzbar. „Unternehmen profitieren in der Regel nicht davon, Standardverträge mit immer denselben Konditionen, etwa Endkundenverträge, in einer speziellen Softwarelösung zu verwalten“, so die Erfahrung von Ebert. „Aus den Verträgen ergeben sich zum einen kaum Risiken. Außerdem ist es kaum vorstellbar, dass es für das Alltagsgeschäft relevante Informationen gibt, die exklusiv nur in diesen Verträgen zu finden sind.“ Ein CRM-System sei hier i. d. R. die bessere Quelle. Lieferanten-, Miet-, Kreditrahmen- und individuelle Dienstleistungsverträge sind hingegen prädestiniert für die digitale Verwaltung. Bei der Komplexität der Vertragskonditionen wie auch hinsichtlich der Beziehung zwischen den einzelnen Verträgen kann eine Vertragsaktenlösung ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die Verträge sind dann permanent für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich – und, ein intelligentes Rechte- und Rollenkonzept vorausgesetzt, auch nur für diese. Der ganze Lebenszyklus des Vertrags mit allen Dokumenten, Notizen, Terminen und Fristen, Protokollen sowie der Änderungshistorie ist mit wenigen Klicks verfügbar. Das wiederum verbessert die Auskunftsfähigkeit der jeweiligen Fachabteilung und erleichtert das Vertragscontrolling. EINFÜHRUNG GUNTHER EBERT, MANAGER ECM PRODUCTS BEI DER FORCONT BUSINESS TECHNOLOGY GMBH Mit einem digitalen Vertragsmanagement lassen sich in Verträge steckende Risiken oder Chancen offenlegen Wie bei allen anderen Integrationsprojekten in der IT gibt es auch für die Einführung eines Vertragsmanagements Best Practices. Vor dem eigentlichen Projektstart sollten sich alle Beteiligten und Verantwortlichen in einem Workshop über wichtige Punkte verständigen. Dazu zählen die Geschäftsziele, die mit der Einführung verfolgt werden, der Umfang und die Art der Verträge, die erfasst werden sollen, die für das Unternehmen passende Aktenstruktur sowie korrespondierende Workflows, das Rollen- und Berechtigungskonzept sowie schließlich die technischen Anforderungen hinsichtlich einer nahtlosen Integration in die bestehende Systemlandschaft. Außerdem gilt es zu klären, wie die Bestandsakten digitalisiert werden sollen, inhouse oder durch einen externen Dienstleister? Sind diese Punkte eindeutig geklärt, ist die Einführung vielfach nur noch ein Standardprozedere. Fotos: Aufmacherfoto fotolia; forcont www.forcont.de StockSAVER Kanban der dritten Generation! • Intelligente Nachrüstlösung für FIFO-Regale • Löst bisherige Kanban-Probleme • Transparenz über das verfügbare Material • Nachschub automatisch anfordern www.werma.com/stocksaver Besuchen Sie uns vom 13.-15. März 2018 auf der LogiMAT in Stuttgart ∙ Halle 1, Stand 1D16