f+h fördern und heben 9/2023

PROJEKTMANAGEMENT IN

PROJEKTMANAGEMENT IN INTRALOGISTIKPROJEKTEN – TEIL III SO WERDEN AUCH KOMPLEXE PROJEKTE EIN ERFOLG Eine gute Projektorganisation ist kein Selbstläufer, zumal Großprojekte vielfach für die beteiligten Mitarbeiter nicht deren Tagesgeschäft sind. Die formale Projektorganisation sollte demzufolge eigentlich ein selbstverständlicher Arbeitsschritt sein, bevor das Projekt startet. Im Allgemeinen ist jedoch das Gegenteil der Fall. Die Folgen können weitreichend sein. Aufgaben und Zuständigkeiten sind unklar, dies wiederum führt zu Unsicherheit und Zielkonflikten bei den Mitarbeitern. Ein klares Projekt-Setup und eine fachlich korrekte Umsetzung sind aber das A und O für den Projekterfolg. Vor allem bei einer Matrixorganisation empfiehlt sich daher dringend ein formaler Aufbau der Projektstruktur. Die Investition in ein komplexes Intralogistikprojekt geschieht für gewöhnlich aus Gründen der Leistungs- und/ oder Qualitätsverbesserung. Oftmals geht dies einher mit umfangreicheren oder neuen Anforderungen aus dem Markt sowie nicht mehr zeitgemäßer Technik. Im Vordergrund steht erst einmal die operative Lösung eines meist kapazitiven/ technischen Problems: Um wettbewerbsfähig zu bleiben wird die Anlagentechnik auf den neuesten Stand gebracht, die Automatisierung vorangetrieben und die Kapazitäten in der Logistik werden durch aktuelle Hardware und schnellere Prozesse verbessert. Die strategische Grundlage (Wachstumsziele, zukünftige Marktpositionierung, Produktportfolio und -erweiterungen) für ein umfangreiches Intralogistikprojekt liefert im Idealfall die Unternehmensstrategie, auf die die Projektziele eng abgestimmt werden sollten. Fehlt eine übergeordnete Strategie, in die die Projektziele und -maßnahmen eingebettet sind, kann dies den Projektverlauf empfindlich stören. Vor allem klar formulierte und exakt terminierte Ziele sind bei umfangreichen Projekten unerlässlich, um die Umsetzung zu strukturieren und Teilprojekte im Konfliktfall, das heißt bei knappen Ressourcen und Verzögerungen, sinnvoll steuern zu können. Eine vorausschauende strategische Planung muss daher möglichst frühzeitig geschehen und ist in jedem Fall Chefsache in Zusammenarbeit von Projektleitung und Werks-/Bereichsleitung oder der Geschäftsführung. Im Allgemeinen werden in der Planungsphase allerdings nur die technisch-logistischen Aspekte zum Beispiel Leistungsmengen ausreichend berücksichtigt. Anforderungen werden nicht bereichsübergreifend und umfangreich genug erarbeitet. In vielen 38 f+h 2023/09 www.foerdern-und-heben.de

SERIE PERSPEKTIVEN Fällen hat dies drastische Folgen, die zudem meistens erst spät im Projekt zutage treten. Mitten in der Umsetzung fällt dann sukzessive auf, was alles vergessen, übersehen oder ignoriert wurde. Neu formulierte, zusätzliche Funktionalitäten beim einen führen zu Problemen beim anderen. Dies gipfelt regelmäßig in Zielkonflikten, Verzögerungen und einem Vertrauensverlust bei den Mitarbeitern. STRESS UND DOPPELBELASTUNG VERMEIDEN Ein gewissenhaftes Projekt-Setup schont Ressourcen und sorgt dafür, dass das Projektteam nicht durch Stress und Doppelbelastung aufgerieben wird. Vor allem in schwierigen Projektphasen wird methodisch sauberes Projektmanagement zum entscheidenden Erfolgskriterium. Hierzu gehören ein verbindlich festgelegtes, formales Projekt-Setup und Transparenz durch regelmäßige Kommunikation – mit den Projektmitarbeitern, den Key Usern und, nicht zu vergessen, auch mit den angrenzenden Abteilungen! Denn oftmals werden logistische Prozesse neu geplant und verändert, ohne dass die Konsequenzen und Begleiterscheinungen für den kaufmännischen- und administrativen Bereich angemessen berücksichtigt werden. In vielen Unternehmen scheitert die termingerechte Umsetzung von Großprojekten infolgedessen an althergebrachten Managementmethoden: Anstatt erst einmal eine vollständige, bereichsübergreifende Sicht auf alle Teilprojekte und Systeme zu entwickeln, wird in operativen Parallelwelten gedacht. Dabei wäre hier umso mehr ein gemeinsames und eng abgestimmtes Miteinander angebracht. Autoren: Stephanie Janz und Markus Irmler, Inhaber Econsio GbR, Frankfurt Foto: Econsio www.econsio.de PROJEKT-SETUP: DIESE FRAGEN SOLLTEN SIE KLÄREN Beim Aufbau eines Projekt-Setups für komplexe Intralogistikprojekte gilt es, folgende Fragen zu beantworten: n Ist das Ziel Ihres Projekts klar definiert, verständlich beschrieben und auf die Unternehmensstrategie abgestimmt? n Wurden alle relevanten Stakeholder und Bereiche einbezogen sowie zukünftige Entwicklungen (Markt/ Produkte/Wachstum …) berücksichtigt? n Haben Sie die Auswirkungen des Projekts auf angrenzende Unternehmensbereiche vollständig erfasst und durchdacht? n Wurde an eine begleitende Kundenkommunikation gedacht? n Sind mögliche Schwierigkeiten/Hindernisse/Konflikte in der Projektplanung berücksichtigt und Krisenszenarien sowie Krisenkommunikation in Ruhe vorbereitet? n Gibt es eine professionelle formale Projektstruktur sowie eindeutig definierte Vorgaben bezüglich Dokumentation und Kommunikation? n Sind die Zuständigkeiten und die Vorgehensweisen unmissverständlich geregelt und im Projektteam kommuniziert? n Sind Steuerungsgremien installiert und Meetingroutinen für die Projekt-Kommunikation vereinbart? n Ist die komplette Organisation auf den Projektstart vorbereitet und sind alle Bereiche ausreichend informiert worden? Quelle: Econsio IMPRESSUM erscheint 2023 im 73. Jahrgang, ISSN 0341-2636 / ISSN E-Paper: 2747-8130 REDAKTION Chefredakteur: Dipl.-Ing. (FH) Winfried Bauer (WB) Tel.: 06131/992-321, E-Mail: w.bauer@vfmz.de (verantwortlich i.S.d. § 18 Abs. 2 MStV) Redakteur: Dipl.-Ing. Manfred Weber (MW), Tel.: 06131/992-202, E-Mail: m.weber@vfmz.de Redaktionsassistenz: Melanie Lerch, Tel.: 06131/992-261, Petra Weidt, Tel.: 06131/992-371, E-Mail: redaktionsassistenz_vfv@vfmz.de, (Redaktionsadresse siehe Verlag) GESTALTUNG Sonja Daniel, Anette Fröder, Conny Grothe SALES Oliver Jennen, Tel.: 06131/992-262, E-Mail: o.jennen@vfmz.de Andreas Zepig, Tel.: 06131/992-206, E-Mail: a.zepig@vfmz.de Auftragsmanagement: Nevenka Islamovic Tel.: 06131/992-113, E-Mail: n.islamovic@vfmz.de Anzeigenpreisliste 2023, gültig ab 01.10.2022 LESERSERVICE vertriebsunion meynen GmbH & Co. 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